Berita / Blog

Pandemi covid19 membuat kantor-kantor memberlakukan work from home atau bekerja dari rumah. Sebetulnya tidak terlalu berbeda dengan remote working, hanya saja untuk work from home ini lebih spesifik tempat bekerja adalah dari rumah. Sementara remote working, bisa berarti bekerja darimanapun di luar kantor, bisa di kafe, di rumah, di rumah teman, di luar negeri, dsb.

Baik remote working maupun WFH menimbulkan kebiasaan baru, yang mungkin di masa depan akan menjadi adat kebiasaan, misalnya saja persoalan etika saat meeting online. Penting untuk memahami etika saat meeting online supaya meeting bisa berjalan sebagaimana mestinya dan tentunya agar tidak menyulitkan kedua belah pihak.

Online meeting mungkin sekarang ini menjadi bagian normal yang ada dalam workflow tim harian. Tapi, bagaimanakah cara agar meeting online bisa maksimal dan efektif bagi semua orang? Di bawah ini kami telah merangkum beberapa hal menyangkut etika saat meeting online agar meeting bisa berjalan efektif.

Memilih tool untuk meeting online

Ada banyak aplikasi video conference yang bisa digunakan untuk meeting online. Aplikasi-aplikasi tersebut diciptakan untuk memudahkan individu-individu yang ingin mengadakan komunikasi via video call. Bahkan aplikasi video call tersebut sekarang bisa digunakan untuk video conference yang melingkupi jumlah pengguna yang lebih besar, ideal untuk sebuah perusahaan atau perkantoran.

Tapi dari banyaknya aplikasi yang ada, memilih satu yang tepat untuk kebutuhan tim adalah perkara yang kadang sulit juga. Ketika memilih aplikasi video call/video conference untuk kebutuhan tim, pertama-tama tentu anda harus tahu apa yang anda butuhkan. 

1. Apakah anda butuh tahu reaksi dari setiap tim ketika anda berbagi ide-ide? Maka anda perlu sebuah aplikasi video conference.
2. Apakah anda butuh aplikasi kolaboratif untuk mengerjakan press release? Maka anda bisa pakai Google Docs.
3. Apakah anda butuh mempresentasikan sesuatu? Maka anda perlu video call/video conference app yang punya fitur screen-sharing.
4. Berapa banyak yang ikut meeting online? Bila partisipan meeting online mencapai puluhan maka anda perlu juga aplikasi yang bisa menampung banyak orang dalam satu meeting room tanpa membuat aplikasi menjadi nge lag.

Etika saat meeting online

Kelancaran saat meeting online tak hanya bergantung pada pemilihan tool untuk meeting, akan tetapi etika juga berperan penting. Ada beberapa peraturan mendasar dalam meeting online agar meeting berjalan dengan lancar, yaitu:

1. Sebelum meeting online berlangsung, ada baiknya anda memeriksa semua kelancaran perangkat yang dibutuhkan (tes kamera, tes mikrofon, tes screen-sharing apakah lancar, cek koneksi wifi apa lancar, kemudian tes speaker anda apa bisa mendengarkan suara).
2. Baca agenda meeting dan siapkan data-data yang diperlukan.
3. Mengenalkan diri atau memberi kesempatan para peserta meeting untuk memberi salam sebagai bukti kehadiran.
4. Jangan sibuk menatap handphone ketika orang lain sedang memaparkan presentasi. Usahakan untuk mengikuti apa yang dipresentasikan meskipun anda men-disable kamera anda.
5. Jangan menginterupsi orang lain ketika mereka sedang bicara. Usahakan untuk mendengarkan hingga seseorang selesai bicara, baru kemudian menanggapi.
6. Jangan mengerjakan task ketika sedang meeting online, misalnya memeriksa email, dsb.
7. Matikan semua notifikasi dan hidupkan mode senyap di handphone anda.
8. Pastikan semua anggota tim berada di area yang tidak bising dan bebas distraksi.

Mempraktikkan etika saat meeting online seperti di atas bisa membantu menciptakan meeting online yang kondusif. Semua ini demi kelancaran meeting sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi yang dibagikan dalam meeting. 

Memang rasanya lebih sulit untuk membangun komunikasi yang bagus bila dibandingkan dengan meeting secara tatap muka. Akan tetapi, di saat seperti sekarang ini dimana komunikasi tatap muka menjadi berisiko memang pilihan terbaik adalah komunikasi online. Etika saat meeting online pun menjadi ada karena ada kebutuhan untuk itu.

Meeting online mungkin tidak sebaik meeting secara tatap muka karena sulitnya mengawasi setiap peserta. Akan tetapi, perlu kesadaran dari masing-masing peserta meeting online agar mau menjalankan etika meeting online di atas demi terciptanya suasana kondusif selayaknya meeting tatap muka di kantor.