Berita / Blog

Dalam sistem ERP, ada dua tipe ERP yang dikenal sekarang ini, yaitu Cloud ERP dan on premise ERP. Sebelum memutuskan untuk memilih ERP yang mana, Anda sudah harus tahu apa itu Cloud ERP dan On Premise ERP.

On premise ERP telah ada jauh lebih dulu sebelum cloud ERP. Tapi saat ini cloud ERP sudah semakin mudah ditemui dan digunakan.

On Premise ERP

(1) Apa Itu On Premise ERP

On premise ERP adalah software/sistem ERP yang dipasang (diinstall) secara lokal, di komputer dan server perusahaan. Oleh karena itu biasanya biaya untuk penggunaan on premise ERP ini dibebankan satu kali ketika pertama kali pemasangan (instalasi).

Mudahnya adalah seperti ketika Anda membeli lisensi software Microsoft, yaitu one-time buying license untuk digunakan seterusnya dan software di install di komputer Anda. On premise ERP pun seperti itu.

(2) Kelebihan On Premise ERP

Oleh karena software diinstall di komputer dan server lokal perusahaan, on premise ERP ini menjadi mudah dikontrol oleh perusahaan. Artinya ketika Anda beli on premise ERP, maka Anda menjadi pemilik sepenuhnya dan bebas melakukan apa saja termasuk modifikasi.

Misal Anda perlu kustomisasi khusus sesuai kebutuhan perusahaan yang sangat spesifik, itu bisa dilakukan dengan on premise ERP. Maka dari itu, on premise ERP ini sangat cocok untuk dipakai oleh industri manufaktur yang biasanya punya proses-proses unik yang beda dari yang lain.

Kontrol terhadap keamanan data pada on premise ERP juga berada di tangan perusahaan/organisasi itu sendiri. Maka dari itu, penting bagi perusahaan yang menerapkan on premise ERP untuk mengetahui bagaimana praktik-praktik terbaik untuk melindungi data dari serangan siber.

(3) Kekurangan On Premise ERP

Akan tetapi, ada satu kekurangan bagi on premise ERP yaitu terbatasnya akses pada data perusahaan saat sedang mobile. Oleh karena sistem ERP ini hanya terpasang di komputer dan server lokal perusahaan, maka untuk mengakses data-data penting hanya bisa dilakukan di jaringan komputer perusahaan. Ini tentu tidak menguntungkan bagi pebisnis yang sering mobile atau melakukan perjalanan.

Oleh karena karakteristiknya ini, on premise ERP lebih cocok untuk perusahaan-perusahaan besar dengan budget besar, membutuhkan kustomisasi khusus dan spesifik untuk sistem operasional, serta mempunyai infrastruktur yang mumpuni untuk bisa menampung, merawat, dan melindungi data-data ERP.

Cloud ERP

(1) Apa Itu Cloud ERP

Berbeda dengan on premise ERP, cloud ERP muncul lebih belakangan. Cloud ERP muncul terutama seiring dengan perkembangan dunia IT. Sistem ERP yang berbasis cloud ini sering juga disebut sebagai Software-as-a-Service (SaaS).

(2) Kelebihan Cloud ERP

Sistem cloud ERP di-host di server milik vendor dan dapat diakses pelanggan melalui browser web. Perusahaan/organisasi yang ingin menggunakan layanan cloud ERP bisa melakukannya dengan skema berlangganan. Pembayaran biaya berlangganan bisa bulanan atau tahunan.

Skema berlangganan ini membuat siapapun yang punya modal terbatas bisa menikmati layanan ERP dengan biaya terjangkau. Misal perusahaan Anda hanya punya budget terbatas setiap bulannya, maka cloud ERP jelas lebih mendukung daripada on premise ERP.

Maka dari itu tak heran adopsi cloud ERP jauh lebih cepat bila dibandingkan dengan on premise ERP yang butuh biaya besar di awal. Softwareadvice.com menyebutkan bahwa 93% perusahaan menggunakan sistem arsitektur berbasis cloud.

(3) Kekurangan Cloud ERP

Pada awal kemunculannya, banyak yang meragukan cloud ERP terutama karena masalah keamanan data. Lumrah saja, karena menggunakan cloud ERP artinya perusahaan akan mempercayakan data-data penting perusahaan ke vendor cloud ERP.

Data penting perusahaan seperti dokumen finansial, dokumen rahasia perusahaan, kontrak-kontrak dan perjanjian, data karyawan, data klien, dsb menjadi terancam apabila dipercayakan pada vendor cloud ERP yang tidak aman.

Meski begitu seiring berjalannya waktu, para vendor cloud ERP terus memperbaiki kualitas layanan dan keamanan mereka sehingga kepercayaan perusahaan/organisasi juga meningkat. Vendor cloud ERP juga semakin baik dalam merancang standar keamanan untuk menyimpan data tetap aman.

Demi meningkatkan keamanan dan meminimalisir kerusakan, perusahaan/organisasi juga kemudian berinisiatif untuk menyewa jasa audit keamanan dari pihak ketiga untuk memeriksa standar keamanan yang diterapkan oleh vendor cloud ERP yang sedang mereka gunakan.

Kemudian, oleh karena data-data disimpan di cloud, maka cloud ERP ini punya karakteristik mobile. Artinya, akses kepada data-data perusahaan ketika staf/karyawan sedang mobile itu bisa dilakukan dengan mudah. Hanya dengan koneksi internet dan perangkat, data-data perusahaan bisa diakses dimanapun kapanpun.

Selain bisa diakses melalui laptop, sekarang ini sudah banyak vendor yang melengkapi cloud ERP mereka dengan aplikasi mobile. Ini artinya, data-data perusahaan bisa diakses melalui smartphone.

Meski begitu, berbeda dengan on premise ERP yang menawarkan peluang kustomisasi sampai sespesifik mungkin, cloud ERP tidaklah seperti itu. Aksesibilitas cloud ERP memang menggiurkan tapi peluang kustomisasi lebih terbatas. Maka dari itu, cloud ERP lebih cocok untuk perusahaan-perusahaan yang tidak punya terlalu banyak ke-spesifik-an dalam aktivitas bisnis mereka.

Oleh karena itu, Cloud ERP paling cocok untuk bisnis kecil dan menengah yang mencari sistem ERP dengan biaya awal yang lebih rendah, stabilitas sistem, serta kemudahan akses.

Cloud ERP vs On Premise ERP, Pilih Mana?

Dewasa ini tersedia banyak pilihan ERP, baik itu cloud ERP maupun On Premise ERP. Pertanyaannya adalah, ‘saya harus memilih yang mana?’ atau ‘manakah yang paling pas atau paling tepat untuk bisnis saya?’.

Seperti yang sudah disebutkan di atas, cloud ERP membuat software yang ‘mahal’ ini jadi terjangkau oleh bisnis kecil dan menengah melalui sistem berlangganan. Selain itu aksesibilitas data yang ditawarkan, terutama mobile-nya adalah sebuah keuntungan tersendiri.

Minusnya adalah adanya keterbatasan di masalah kustomisasi dan potensi masalah keamanan data yang di-host di server vendor serta mobile aksesibilitas juga berisiko jika vendor tak punya reputasi baik dari segi keamanan data.

Sebaliknya, on premise ERP karena perlu di-host di komputer dan server perusahaan, membutuhkan biaya investasi di awal yang besar. Meski begitu kustomisasi yang ditawarkan memang patut diacungi jempol serta keamanan terjamin karena di-host secara lokal. Akan tetapi sekali lagi, biaya investasi mungkin terlalu besar untuk sebuah bisnis kecil dan menengah.

Dari karakteristik tersebut tentunya Anda sudah bisa mengira-ngira sistem ERP manakah yang harus diadopsi? Kalau Anda masih belum bisa menentukan mana yang paling tepat untuk bisnis Anda, maka Anda selalu bisa berdiskusi dengan kami lewat kontak kami.

Sumber: Cloud ERP vs. On-Premise ERP: Which One is Right for You? | Software Advice
Image by Freepik