Sebuah proyek IT dikatakan berhasil dan sukses apabila mampu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, mampu membawa inovasi pada bisnis, serta mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.
Parameter keberhasilan proyek IT seperti yang disebutkan di atas terdengar mudah, akan tetapi pada kenyataannya tidak sesederhana itu. Ada banyak metriks yang digunakan untuk mengukur seberapa baik efisiensi operasional yang dicapai, seberapa banyak dan seberapa baik inovasinya, dan seberapa baik ia mampu meningkatkan kepuasan pelanggan.
Di sisi lain, melaksanakan sebuah proyek IT menjadi masalah tersendiri karena tidak sesederhana yang dikira. Ia melibatkan banyak tahapan yang kompleks dan perlu ada pengelolaan proyek yang baik. Atas kompleksnya kebutuhan teknologi, maka kemudian muncul konsultan IT yang tugasnya membantu bisnis dalam melaksanakan proyek IT.
Pahami Peran Konsultan IT
Sebelumnya kami pernah mengulas apa itu konsultan IT dan apa perannya pada kemajuan bisnis. Mengapa kita perlu memahami apa peranan konsultan IT pada bisnis dan mengapa keterlibatan mereka sangat bernilai bagi proyek IT.
Konsultan IT pada dasarnya adalah sekumpulan ahli yang punya pengetahuan luas dalam berbagai jenis teknologi IT, misalnya pengembangan perangkat lunak (software development), infrastruktur, keamanan siber, komputasi awan (cloud computing), pengelolaan data (data management), dan masih banyak lagi lainnya.
Pengetahuan yang didapat ini tak serta merta ada, biasanya bersumber dari pengalaman mereka dalam mengerjakan beragam proyek yang berbeda sehingga membuat mereka punya bekal sangat kaya untuk menghadapi beragam kompleksitas proyek pada beragam industri berbeda.
Pahami Tujuan Proyek IT
Sebelum memulai proyek IT, apapun proyeknya, tak peduli besar atau kecil proyek IT tersebut, selalu tetapkan tujuan. Pastikan semua individu yang terlibat dalam proyek IT tersebut memahami tujuan dari proyek IT yang akan dilakukan.
Tentukan tujuan jangka panjang dan jangka pendek dari proyek IT yang akan dilakukan. Tentunya yang perlu diingat, proyek IT yang akan dilakukan ini harus mampu mendukung misi perusahaan.
Konsultan IT akan bekerjasama dengan klien bisnis mereka untuk memahami tujuan proyek IT, masalah apa yang ingin diatasi dengan proyek IT tersebut, dan apa saja ekspektasi yang diharapkan klien bisnis dari proyek tersebut. Dengan pemahaman yang mendalam, konsultan IT akan mampu merumuskan strategi proyek yang lebih efektif dan efisien.
Pastikan tujuan proyek IT memenuhi kriteria SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-Bound). Dengan cara ini, proyek IT akan punya arah yang jelas serta menghindari ambiguitas selamat siklus hidup proyek.
Analisis Kebutuhan dan Persiapan Awal
Bila tujuan proyek IT sudah dipahami dengan baik dan menyeluruh, maka tahap selanjutnya adalah menganalisis infrastruktur dan sumber daya yang ada, ini termasuk menentukan anggaran proyek IT secara terperinci.
Konsultan IT bersama-sama dengan klien bisnisnya akan bekerja untuk mengidentifikasi kebutuhan teknologi yang spesifik. Pada tahap ini, masing-masing akan menilai ruang lingkup proyek dan merumuskan detail kebutuhan.
Salah satu tahapan yang tidak boleh dilupakan adalah tahap mengidentifikasi potensi risiko yang bisa menghambat kesuksesan proyek. Maka dari itu, konsultan IT bersama dengan klien bisnis akan merumuskan langkah-langkah untuk mitigasi risiko. Dengan cara ini, masing-masing pihak akan merasa aman dan siap menghadapi tantangan.
Selanjutnya, konsultan IT akan merumuskan solusi dan memilah-milah jenis teknologi yang paling cocok untuk memenuhi persyaratan proyek tersebut. Mereka juga akan memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan tersedia.
Meski semua telah tergambarkan semakin jelas, rasanya belum lengkap tanpa ada anggaran dan estimasi biaya yang jelas. Maka dari itu, konsultan IT akan ikut membantu menyusun anggaran yang realistis dengan mempertimbangkan setiap aspek biaya yang terkait dengan proyek.
Pelaksanaan Proyek IT
Bila tahap awal dan persiapan sudah matang dan telah selesai dilakukan, maka selanjutnya adalah melaksanakan proyek IT. Konsultan IT akan bekerja bersama dengan project manager dan stakeholder untuk membuat perencanaan proyek secara komprehensif.
Perencanaan proyek ini umumnya mencakup:
1. Timeline proyek: Konsultan membuat timeline proyek secara realistis untuk tiap-tiap fase proyek, dengan mempertimbangkan dependensi dan potensi-potensi roadblock.
2. Alokasi sumber daya: Konsultan akan membantu Anda mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, untuk memastikan semua resource dimanfaatkan dengan optimal.
3. Strategi untuk Mitigasi Risiko: Setiap langkah yang akan diambil mungkin saja berisiko, tapi dengan langkah mitigasi risiko yang tepat dan terencana maka resiko tersebut akan bisa dihadapi dengan baik sehingga tidak mengganggu jalannya proyek.
4. QA: Konsultan akan menentukan standar kualitas dan metodologi testing yang akan dilakukan untuk memastikan proyek yang dilakukan memenuhi standar.
Ketika proyek sudah terencana dengan baik, ini saatnya untuk beraksi. Selama masa pengembangan, dibutuhkan kolaborasi yang kuat antar tim, bisa jadi tim internal konsultan IT, tim dari klien bisnis, dan mungkin saja tim dari vendor bila ada. Maka, diperlukan meeting secara reguler untuk membahas perkembangan proyek dari waktu ke waktu sehingga semua anggota tim proyek berada pada halaman yang sama.
Dengan pengalaman dan pengetahuan mereka, konsultan IT bisa menawarkan pandangan dan wawasan maupun best practices selama proses pengembangan. Dengan demikian, proyek bisa berjalan sesuai jadwal dan sesuai anggaran.
Monitoring dan Kontrol Proyek
Selama masa pengembangan berlangsung, konsultan IT tidak akan lepas dari peran monitoring dan kontrol proyek. Konsultan IT akan terus berkomunikasi dengan project manager untuk melacak perkembangan proyek, mengidentifikasi bottleneck, dan mengambil keputusan berdasarkan data. KPI akan membantu para pihak terkait untuk mengukur keberhasilan proyek tersebut.
Konsultan IT akan terus mengawal jalannya proyek hingga proyek tersebut selesai dan di delivery ke klien. Tak hanya sampai di situ, konsultan IT pun akan bersedia membantu klien dalam proses training karyawan hingga mampu menggunakan solusi IT yang baru saja diimplementasikan.
Sebelum proyek di deliver ke klien, konsultan IT akan memastikan setiap poin deliverables-nya memenuhi standar kualitas dan telah melewati tahap pengujian secara keseluruhan sebelum proyek tersebut live.
Keberhasilan proyek IT sangat bergantung pada perencanaan yang teliti, pelaksanaan yang ahli, dan dukungan yang berkelanjutan. Konsultan IT menyumbangkan berbagai pengetahuan, pengalaman, dan wawasan yang membuat mereka menjadi aset yang tak ternilai dalam setiap upaya pengembangan proyek IT.
Dengan memanfaatkan keahlian dari konsultan IT, organisasi dapat memastikan perencanaan dan pelaksanaan proyek IT yang sukses, sehingga menghasilkan peningkatan efisiensi, produktivitas yang ditingkatkan, dan pertumbuhan yang berkelanjutan di tengah lanskap digital yang terus berkembang pada saat ini.
Apakah Anda sedang mencari konsultan IT berpengalaman untuk membantu Anda dalam pengembangan software, infrastruktur teknologi, atau layanan konsultasi IT lainnya? Jika demikian, mengapa tidak menghubungi AsiaQuest Indonesia yang telah memiliki lebih dari 10 tahun pengalaman di bidang ini. Dengan tim ahli yang berdedikasi, kami siap membantu Anda merencanakan dan melaksanakan proyek IT dengan baik, dengan solusi yang inovatif dan adaptif sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Referensi:
Back To Top