Di era digital sekarang ini, tak sedikit perusahaan yang masih mengandalkan excel/spreadsheet untuk mengelola urusan HR management mereka. Kondisi ini tentu cukup memprihatinkan, mengingat sekarang seharusnya kita sudah melangkah jauh daripada itu.
Excel memang cukup powerful dan bisa diandalkan untuk urusan pengelolaan data. Akan tetapi, bagaimana dengan data yang setiap harinya berubah, belum lagi diperlukan kolaborasi kerja didalamnya?
Cara lama: buat file di excel dan kirimkan ke karyawan lain
Untuk kolaborasi kerja dengan excel, umumnya karyawan satu akan membuat file excel dan membagi file tersebut secara manual ke pihak lain untuk kemudian diisi. Cara seperti ini sudah tidak efektif dan lumayan merepotkan.
Pasalnya, untuk kolaborasi kerja, prosesnya menjadi lama dan tidak efisien. Padahal, sekarang ini kerja tidak hanya dinilai kualitasnya, tapi kecepatan kerja pun menjadi poin yang dipertimbangkan.
Cara baru: pakai cloud dong!
Sekarang ini pemrosesan file secara lokal di komputer masing-masing sudah ketinggalan jaman. Sekarang adalah jamannya cloud computing. Jadi, data disimpan dan diproses di server sehingga lebih cepat.
Kami contohkan pemanfaatan cloud ini pada urusan pengelolaan day-off request (cuti) yang ada di Kintone app.
Barangkali belum banyak yang tahu bahwa Kintone adalah sebuah aplikasi berbasis cloud yang khusus untuk membantu pengelolaan bisnis. Urusan yang biasanya diselesaikan dengan excel, sekarang beralih ke Kintone. Data disimpan dan diproses di dalam cloud sehingga lebih cepat.
Ijin cuti lebih mudah dengan Kintone
Salah satu aplikasi dalam Kintone yang sangat bermanfaat untuk bisnis adalah pengelolaan day-off request (permintaan cuti) dari karyawan. Selama ini karyawan biasanya meminta ijin cuti secara manual, yakni menghubungi supervisor via chat whatsapp, LINE messenger, atau telpon.
Selanjutnya, karyawan yang sudah mendapat ijin akan menghubungi bagian General Affair untuk urusan pencatatan cuti. Caranya juga sama, yaitu bisa melalui chat whatsapp, LINE messenger, atau alat hubung lain yang sering digunakan di kantor.
Cara tersebut ternyata sangat tidak efektif dan tidak efisien. Selain makan waktu, cara tersebut akan menyulitkan bagian general affair untuk urusan pencatatan datanya. Maka dari itu, kintone hadir untuk mengatasi masalah tersebut.
Seluruh karyawan dibuatkan akun Kintone. Kemudian mereka bisa login ke dashboard akun Kintone masing-masing dengan menggunakan username email dan password. Jika sudah masuk dashboard, karyawan bisa melihat beberapa aplikasi. Tentunya aplikasi-aplikasi ini sudah disediakan oleh administrator di kantor.
Untuk permintaan cuti, karyawan hanya perlu mengisi day-off request di Kintone. Kurang lebih lihat gambarnya di bawah ini:
Hanya dengan mengisikan formulir permintaan cuti seperti gambar di atas, maka permintaan cuti anda akan diterima oleh bagian general affair kantor.
Bagian general affair kantor akan segera memproses permintaan cuti anda, dan setelahnya akan segera meneruskan proses permintaan approval ke supervisor anda, dan seterusnya hingga ke level Director.
Tentu saja, jenjang approval untuk permintaan cuti bisa disesuaikan dengan kondisi di internal perusahaan anda. Bila perijinan cuti cukup diketahui oleh general affair dan supervisor, maka aplikasi bisa diatur demikian.
Cuti yang sudah tersubmit akan terekam di list yang ada di masing-masing akun karyawan seperti tergambar di bawah ini:
Permintaan cuti yang baru saja anda submit akan berstatus ‘Applying’. Supervisor anda akan mendapatkan notifikasi mengenai permintaan cuti anda di akun kintone mereka. Status akan berubah jadi ‘Approved’ bila supervisor anda sudah memberikan ijin untuk cuti anda.
Mudah sekali bukan? Aplikasi semacam ini sangat memudahkan bagian general affair untuk melacak cuti karyawan. Kemudian, setiap orang di dalam perusahaan yang berkepentingan untuk tahu mengenai cuti anda juga bisa mendapatkan informasi secara langsung hanya dengan login di akun kintone masing-masing.
Dengan cara ini, pengelolaan cuti bisa menjadi lebih terpusat dan tidak terpisah-pisah satu sama lain. Ini semua karena basis data kintone adalah cloud sehingga setiap orang di dalam perusahaan anda dengan akun pribadi, username, dan password bisa mengaksesnya.
Jadi, apakah kantor anda masih mau pakai cara lama atau cara baru yang lebih digital? Kami tunggu anda untuk bergabung dengan ratusan perusahaan lain yang sudah merasakan manfaat dari kintone! Kirim email ke [email protected] untuk tahu lebih lanjut mengenai Kintone!
Back To Top